faq – domande frequenti

La registrazione o videoregistrazione dell’assemblea di condominio

I principali programmi di video-connessione consentono anche la registrazione della riunione virtuale sia limitatamente all’audio sia con riguardo alle immagini.
La registrazione audio/video, consentita da questi strumenti elettronici, avvantaggia l’attività di redazione del verbale assembleare da parte del segretario e, in ultima istanza, la trasparenza del procedimento di formazione della volontà condominiale.

La registrazione audio

Tuttavia la registrazione audio costituisce attività non astrattamente vietata e che non richiede il consenso di tutti i partecipanti all’assemblea. Parte della giurisprudenza osserva che non si verifica la lesione alla privacy dei partecipanti, in quanto la registrazione non dà luogo alla compromissione del diritto alla segretezza della comunicazione, il cui contenuto viene legittimamente appreso solo
da chi palesemente vi partecipa o assiste. In particolare, la registrazione fonografica di una
conversazione o di una comunicazione, ad opera di uno degli interlocutori, e all’insaputa dell’altro (o degli altri), non costituisce intercettazione, difettandone il requisito fondamentale, vale a dire la terzietà del captante, che dall’esterno s’intromette in ambito privato non violabile (Cass. pen., Sez. Unite, 28/05/2003, n. 36747). La Corte di Cassazione ha anche chiarito che, ciascun partecipante ad una conversazione, sia essa una riunione di condominio o un colloquio tra amici, accetta il rischio di essere registrato (Cass. pen., sez. III, 24/03/2011, n. 18908). In altre parole non è illecito registrare una conversazione perché chi conversa accetta sostanzialmente il rischio che la conversazione sia documentata tramite registrazione. In assenza di puntuali disposizioni del regolamento contrattuale/condominiale, il presidente dell’assemblea non può discrezionalmente negare la registrazione fonografica , stante il diritto del singolo condomino di controllare il procedimento di formazione della volontà assembleare, al punto che il rifiuto del presidente può essere impugnato ex articolo 1137 c.c, per vizio del procedimento assembleare (Trib. Foggia 11 giugno 2009; Trib. Bologna 25 marzo 1999, n. 596).
In ogni caso, si possono audio-registrare le conversazioni che avvengono nel corso di un’assemblea
condominiale se l’audio serve a difendere un diritto proprio. Conferma è stata data dal Regolamento UE n. 2016/679, che esclude l’applicazione della disciplina europea sulla tutela della privacy ai trattamenti di dati personali «effettuati da una persona fisica per l’esercizio di attività a carattere esclusivamente personale».
È importante sottolineare, però, che nonostante ogni partecipante all’assemblea abbia il diritto di
registrare durante l’assemblea, egli è tenuto a non divulgare il contenuto a terzi non presenti
durante l’assemblea . In caso contrario incorrerebbe nella realizzazione di un reato, vale a dire quello integrante il cosiddetto “trattamento illecito di dati”, disciplinato dall’articolo 167 D.Lgs. 196/2003; in tal caso il Pubblico ministero, quando ha notizia del reato ne informa senza ritardo il Garante . Il Garante trasmette al Pubblico Ministero, con una relazione motivata, la documentazione raccolta nello svolgimento dell’attività di accertamento nel caso in cui emergano elementi che facciano presumere l’esistenza di un reato. La trasmissione degli atti al pubblico ministero avviene, al più tardi, al termine dell’attività di accertamento delle violazioni delle disposizioni di cui al presente decreto. Quando per lo stesso fatto è stata applicata a carico dell’imputato una sanzione amministrativa pecuniaria dal Garante e questa è stata riscossa, la pena è diminuita.

La videoregistrazione

Nel caso, invece, di una videoregistrazione della riunione esistono gravi difficoltà.
Il garante in materia della Privacy ha così affermato sul punto della questione: l’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La
documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti .
La videoregistrazione è, perciò, possibile purché ci sia il rispetto di due prerogative fondamentali: il
consenso informato di tutti i partecipanti al condominio e l’idonea conservazione della videoregistrazione.
Sotto il primo profilo occorre osservare come il consenso debba essere espresso, in modo chiaro e
mediante una dichiarazione, agevolmente documentabile in forma scritta, necessaria per evitare possibili contestazioni. Il consenso deve essere espresso prima dell’assemblea e non può mai essere presunto o ricavabile da un comportamento concludente.
Inoltre, in base anche al principio di accountability, previsto dal GDPR, sarà onere dell’amministratore dimostrare di avere adottato, in ragione delle proprie attività, un processo complessivo di misure tecniche e organizzative per la protezione della videoregistrazione, volte a ridurre al minimo il rischio di violazione o di perdita anche accidentale di dati

Deleghe – Limitazione

Ciascun condomino può partecipare all’assemblea a mezzo di un proprio rappresentante: anche il Legislatore della riforma conferma il fondamentale diritto del condomino di astenersi dal partecipare personalmente in assemblea e di delegare anche un terzo a presenziarvi in sua vece per ivi esporre le di lui ragioni e esprimere per lui il voto secondo le direttive impartitegli, ovvero secondo la propria discrezionalità di cui naturalmente dovrà rispondere.

La delega, aggiunge il nuovo testo dell’articolo in esame, deve essere conferita in forma scritta, adeguandosi in tal modo alla prassi ormai consolidata di riportarne il testo in calce all’avviso di convocazione, così da facilitarne al condomino il rilascio in favore di persona di sua fiducia[1]. Nulla vieta al regolamento di prevedere lo specifico conferimento di delega notarile a persona estranea al condominio, dovendosi ritenere detta clausola come finaliz­zata a preferire un diretto interessamento del condomino alla gestione dei beni comuni.

La novità della riforma consiste nell’avere limitato il numero delle deleghe di cui ciascun condomino, o un terzo estraneo alla compagine condominiale, può essere portatore in assemblea, qualora i partecipanti al condominio siano in numero superiore a venti: il nuovo art. 67 disp. att. C.c. dispone infatti che in tal caso il delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale. Il che significa che, nonostante l’infelice formulazione testuale della norma, il delegato non può ricevere un numero di deleghe superiore a un quinto del complessivo numero delle “teste” di cui si compone il condominio e che contestualmente neppure superino il quinto del valore dell’edificio. E così, prendendo come esempio il riferimento assunto dal Legislatore, il delegato può rappresentare in assemblea non più di quattro condomini, sempre che costoro, complessivamente considerati, non siano titolare di oltre duecento millesimi.

Così disponendo, il Legislatore dimostra di volere incentivare la personale partecipazione del singolo condomino all’assemblea, proprio per evitare la concentrazione di deleghe in capo a un solo soggetto che, benché apparentemente rappresentativo della volontà dei suoi deleganti, spesso è invece portatore di un suo individuale interesse in grado di condizionare le scelte in assemblea: non è evidentemente sfuggito al Legislatore il fatto che con il solo 20% del numero delle teste e di millesimi (e quindi doppia maggioranza) è impedito di assumere qualsivoglia delibera, essendo necessario, per l’approvazione di questa, il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti in assemblea purché portatori di almeno un terzo dell’intero valore millesimale (almeno 333 millesimi).

Resta sempre salva la possibilità per il regolamento di indicare anche la qualità del delegato, nel senso che è legittimo il divieto di conferire la delega a un estraneo del condominio, che non sia il coniuge del proprietario dell’unità immobiliare oppure un suo parente.

Si tratta, comunque, di limiti che, se da un lato tendono a privilegiare una certa familiarità nel condominio, dall’altro, soprattutto in realtà condominiali con un elevato numero di partecipanti, rendono difficoltoso il raggiungimento delle necessarie maggioranze per deliberare e quindi portano il condominio nella spiacevole situazione di non riuscire ad assumere decisioni importanti per la gestione e per la manutenzione dei beni comuni.

Spetta al presidente dell’assemblea il compito, ancor prima di dare avvio alla trattazione degli argomenti, di accertare la valida costituzione dell’assemblea e quindi anche la regolarità delle deleghe. L’eventuale partecipazione di un soggetto estraneo o privo di valida delega non si riflette comunque sulla validità della costituzione dell’assemblea e delle decisioni assunte, salvo che la partecipazione e il voto espresso da costui abbia influito sulle maggioranze richieste oppure sullo svolgimento della discussione e, di conseguenza, sull’esito della votazione. Le delibere, a questo punto, vengono sottoposte alla cosiddetta “prova di resistenza”, vale a dire all’accertamento se, quand’anche tolto il voto irregolarmente espresso dal falso delegato, avrebbero raggiunto le maggioranze volute dalla legge per essere legittimamente assunte.

Quanto al contenuto, la delega può essere in bianco oppure specificata. La prima non contiene alcuna indicazione, se non la ratifica incondizionata di qualsiasi decisione assunta in assemblea dal delegato. La seconda, definita anche “titolata”’, precisa invece la votazione che il delegato dovrà esprimere su ogni argomento posto all’ordine del giorno.

In ogni caso, i rapporti fra il rappresentante intervenuto e il condomino rappresentato debbono ritenersi disciplinati dalle regole generali sul mandato e l’eventuale conflitto che dovesse insorgere tra di loro non va a influire sulla delibera assunta dal condomino delegato.

Il comproprietario

Si è visto che il sesto comma dell’art. 1136 C.c. dispone che l’assemblea non può deliberare se non consta che siano stati regolarmente convocati tutti gli aventi diritto. Il che porta a fondatamente ritenere, in primo luogo, che se una unità immobiliare è appartiene in proprietà pro indivisa a più persone l’invito va fatto a tutti i comproprietari e non a uno solo.

Quanto alla partecipazione in assemblea, normalmente accade che i comproprietari si accordino prima su chi, tra di loro, dovrà personalmente presenziare alla riunione per esprimere il voto in nome e per conto di tutti gli altri. È frequente il caso della contestazione del bene tra marito e moglie conviventi, tal ché addirittura può presumersi che l’avviso di convocazione inviato solo all’uno sia comunque portato a conoscenza anche dell’altro: all’assemblea partecipa indifferentemente uno dei coniugi oppure entrambi e uno dei due manifesta il proprio voto vincolante anche per l’altro coniuge.

Può invece accadere che l’unità immobiliare resti cointestata ai coniugi non conviventi in quanto separati o divorziati e che entrambi, pur con interessi configgenti, si presentino contemporaneamente in assemblea, senza avere preventivamente deciso chi dovrà esprimere il voto.

[1] Il vecchio testo dell’art. 67 disp. att. C.c. non prevedeva alcuna specifica forma della delega, che addirittura poteva essere conferita anche oralmente, con il solo onere, in caso di contestazione tra i condomini, di conferma successiva da parte del delegante, a pena di invalidità delle delibera assunta.